assistente administrativo
Você é uma pessoa muito organizada? Então, se tornar um assistente administrativo é uma escolha de carreira perfeita. Os assistentes administrativos têm um papel fundamental no escritório. Desempenham funções de secretariado em todas as indústrias. São responsáveis pela manutenção de registros, marcação de compromissos, e acolhimento de consumidores ou clientes.
confira nossas vagaso que é um assistente administrativo?
Como assistente administrativo, você fornecerá suporte geral ao escritório e completará uma série de tarefas administrativas, incluindo marcação de compromissos, organização de viagens e preparação de relatórios. As suas funções são de secretariado e, portanto, pode tomar notas em reuniões, atender chamadas telefônicas e supervisionar a logística do escritório. Você também colabora com vários supervisores em projetos enquanto supervisiona outros secretários.
Os assistentes administrativos que trabalham em áreas especializadas para serem promovidos ao cargo de assistente administrativo executivo geralmente precisam de treinamento ou educação adicionais. Nestes cargos, as suas funções excedem as tarefas de secretariado e incluem tarefas logísticas como o reabastecimento do escritório com novos materiais. Nessa função, você também enviará e-mails e coordenará os diferentes horários.
Como assistente administrativo, você é uma fonte de informação para o público e o rosto da empresa. Isso requer um elevado nível de profissionalismo e a capacidade de manter a compostura em diferentes circunstâncias e cenários. Também gerencia e completa relatórios de desempenho sobre outros assistentes administrativos, especialmente se trabalha para uma grande empresa que tem muitas equipes de colaboradores. Quando a empresa contratar novos funcionários, você ajudará com a sua documentação, formação e criação dos seus espaços de trabalho.
Um assistente administrativo gerencia um calendário complexo para vários gerentes e supervisores para compromissos pessoais e reuniões profissionais. O seu papel nesta função também requer a realização de pesquisas específicas do setor e a criação de documentos para as próximas apresentações ou reuniões. As tarefas diárias envolvem a revisão de evidências e a preparação de diferentes tipos de relatórios.
Trabalhar como assistente administrativo se adequaria às suas capacidades organizacionais? Então, continue lendo para saber de quais habilidades e qualificações você precisa para prosperar em uma função de assistente administrativo.
salário médio de um assistente administrativo
O salário de um assistente administrativo depende da sua experiência e qualificações.
O salário médio deste profissional é de R$1.782,00 por mês, correspondentes a R$21.384,00 por ano. Quanto mais você se qualificar e aumentar a experiência, este valor pode atingir R$30.000,00 anuais, uma vez que a maioria dos empregadores paga de acordo com o escopo do trabalho.
Além do salário base, muitos assistentes administrativos recebem outros benefícios.
fatores que influenciam o salário de um assistente administrativo
A sua remuneração depende do empregador e do seu nível de experiência. Outros fatores que influenciam o seu salário são a educação e as certificações. Os empregadores irão aumentar o seu salário, à medida que for trazendo mais habilidades práticas para a empresa, quando tiver melhores qualificações e aptidões. Com habilidades adicionais, como capacidades bilíngues, ajuda a empresa a lidar melhor com clientes internacionais, e a sua compensação refletirá as qualificações extra.
A localização também poderá afetar as taxas de remuneração. Trabalhar em centros urbanos aumenta as suas perspectivas salariais em comparação com as pequenas cidades. Nas grandes cidades, eles têm uma maior procura por assistentes administrativos e poderá ter melhores salários.
tipos de assistentes administrativos
Os tipos de assistentes administrativos incluem:
- Assistentes administrativos legais:você prestará assistência a advogados e assistentes jurídicos no trabalho administrativo. Você terá que arquivar os documentos dos clientes, realizar pesquisas e fazer anotações durante as reuniões dos clientes. Você também irá receber correspondência e enviar cartas em nome de advogados.
- Assistentes administrativos executivos: você ajudará os gestores de alto nível a cumprir as suas funções. Preparar os horários de trabalho, organizar as reuniões e redigir atas em reuniões. Outras tarefas administrativas podem incluir a contratação de funcionários e a contabilidade.
- Assistente administrativo do governo local: você apoiará os departamentos do município ou freguesia. Também irá ajudar os cidadãos na recepção de serviços governamentais.
trabalhar como assistente administrativo
Trabalhar como assistente administrativo implica em ajudar a empresa a garantir o bom desenvolvimento de todas as operações.
A seguir, exploraremos algumas das funções de um assistente administrativo.
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descrição do trabalho de assistente administrativo
Algumas das tarefas de um assistente administrativo:
- gerenciamento da documentação da empresa: você vai fazer a gestão da documentação da empresa, irá criar, editar e arquivar documentos de vários departamentos e garantir que os procedimentos administrativos sejam concluídos a tempo.
- concluir o trabalho administrativo e de secretariado: você desempenha funções de escriturário e de secretariado, como lidar com chamadas telefónicas, escrever cartas e distribuir correspondências para vários departamentos. Você também agendará reuniões e compromissos, organizará viagens de negócios e gerenciará agendas para os funcionários com funções de seniores.
- tarefas de contabilidade: você irá registrar as faturas de compras e vendas, preparar demonstrações financeiras e garantir o rigor dos registros contabilísticos. Também irá gerenciar as pequenas contas de caixa da empresa.
- tarefas de recursos humanos: você prestará assistência no preenchimento da papelada para os novos funcionários. Atualizará os registros da empresa para simplificar o processo de folha de pagamento.
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ambiente de trabalho
Como assistente administrativo, você geralmente trabalha em um ambiente de escritório. A tarefa pode ocasionalmente exigir viagens, especificamente para participar de funções e conferências relacionadas com o trabalho que a empresa desenvolve. Em alguns casos, poderá viajar para realizar um evento e para ajudar os gerentes a se manterem organizados.
Os assistentes administrativos são contratados por uma ampla gama de empresas, incluindo hospitais, escolas, empresas privadas e agências governamentais. Normalmente espera-se que cumpram as suas funções no escritório. Muitas vezes, compartilham o espaço do escritório com outros colaboradores de secretariado. Algumas empresas têm oportunidades de trabalho remoto para assistentes virtuais.
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quem são os seus colegas?
Dependendo do seu empregador, os seus colegas podem incluir recepcionistas, secretários e assistentes pessoais. Você também pode trabalhar próximo aos administradores e gerentes de escritório, bem como outros especialistas que poderiam incluir gerentes de projeto, gerentes comerciais e gerentes financeiros.
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horário de trabalho
O horário de trabalho habitual de um assistente administrativo é das 9h às 18h nos dias de semana. Espera-se frequentemente que esteja presente durante o horário normal de funcionamento da empresa para satisfazer as necessidades dos clientes e cumprir os pedidos de gestão.
As pequenas empresas geralmente têm posições de meio período, especialmente se houver menos trabalho para gerenciar. O trabalho médio requer 35 a 40 horas de trabalho por semana. Alguns assistentes administrativos têm horários de trabalho flexíveis.
A maioria das empresas não prevê que os assistentes administrativos trabalham horas extras nos fins de semana ou à noite, a menos que seja necessário concluir projetos específicos.
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perspectivas de emprego
Como assistente administrativo, você pode se especializar em várias áreas, como TI, contabilidade ou processamento de pagamentos. Além disso, você pode se tornar um assistente administrativo legal ou um assistente executivo tendo formação adicional. Alguns assistentes administrativos assumem funções de supervisão e tornam-se gestores ou administradores de escritório. Se seguir os cursos de gestão, poderá atuar nas funções de gestão.
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vantagens de encontrar um trabalho como assistente administrativo pela randstad
Encontrar o seu trabalho de assistente administrativo através da Randstad oferece vantagens importantes, tais como:
- uma grande variedade de oportunidades de treinamento e desenvolvimento
- uma pessoa de contato experiente para prestar ajuda, se for necessário
- um leque de oportunidades na sua área
- ser pago semanal ou mensalmente, dependendo do trabalho
- contratos temporários e permanentes
Quer um contrato permanente? Um trabalho temporário como assistente administrativo é muitas vezes um trampolim para um trabalho permanente.
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educação e aptidões
Para seguir na carreira de assistente administrativo, você precisa das seguintes qualificações educacionais:
- faculdade: um curso universitário transmite os conhecimentos necessários para realizar a função. Por exemplo, a maioria dos assistentes administrativos possui curso superior em administração de empresas, porém outros cursos relacionados com gestão e administração também te darão acesso a este cargo.
- curso profissional: alguns cursos profissionais, como o de secretariado, assistente administrativo ou auxiliar administrativo dão formação necessária para que você entre neste setor.
- estágio: procurar um estágio profissional na área de administração te ajudará a adquirir as habilidades e os conhecimentos necessários para trabalhar como assistente administrativo.
- experiência profissional: você deve ter experiência básica de trabalho em um escritório para garantir que conquiste um emprego nesta área. Por exemplo, você pode tornar-se um estagiário ou assistente administrativo, ou explorar posições de nível básico, como por exemplo, se tornar um recepcionista.
habilidades e competências
Algumas das habilidades e competências administrativas necessárias para a função incluem:
- competências técnicas: é necessário que você tenha as competências técnicas para realizar tarefas de introdução de dados, gerenciar calendários e preparar os relatórios da empresa. É necessário que esteja familiarizado com vários programas como planilhas, sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes e help desks virtuais. As habilidades técnicas te ajudam a cumprir as suas responsabilidades de forma eficiente.
- capacidades de comunicação: você precisa de habilidades de comunicação excepcionais. Seu empregador precisa confiar em você para ser a voz da empresa ao lidar com o relacionamento com os clientes. Você deve falar com as pessoas de forma profissional e ter uma atitude amigável e positiva ao falar com os clientes e convidados.
- capacidades de organização: você precisa de habilidades de organização para cumprir os horários e garantir que o escritório esteja organizado. Sua função geralmente inclui a organização de agendas, arquivos e eventos da equipe. Também irá garantir que documentos importantes não sejam perdidos no escritório.
- gestão do tempo: A gestão do tempo te ajuda a atribuir e a planejar de forma adequada o seu horário para garantir que você forneça a assistência necessária a todos os departamentos Ter essa capacidade também ajuda a melhorar a produtividade e desempenho no seu trabalho e ajuda você a se tornar um recurso melhor para a sua equipe.
FAQs
Perguntas frequentes (FAQs) sobre trabalhar como assistente administrativo.
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quais são os exemplos de alguns deveres de um assistente administrativo?
Algumas das tarefas administrativas mais comuns incluem o acolhimento de visitantes, o agendamento de chamadas telefónicas e a organização de documentos e arquivos. Alguns assistentes administrativos também fazem planos de viagem para executivos no escritório ou agendam reuniões e compromissos para os supervisores.
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quais são as 3 habilidades mais importantes para um assistente administrativo?
As três principais habilidades de um assistente administrativo são a comunicação, a organização e a gestão do tempo. A capacidade de permanecer produtivo e completar tarefas em um momento específico melhora a eficiência operacional do local de trabalho.
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o que faz um assistente administrativo?
Como assistente administrativo a sua função é agendar compromissos, escrever correspondências, organizar arquivos e fazer anotações em reuniões.
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como posso me tornar um assistente administrativo?
Você pode se tornar um assistente administrativo completando um curso superior ou um curso profissional certificado, na área de administração de empresas ou equivalente. Oportunidades de estágio profissional podem ajudá-lo a ganhar experiência profissional.
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qual é a diferença entre um secretário e um assistente administrativo?
Como assistente administrativo, o seu trabalho não se limita apenas às tarefas administrativas; você também trabalha em projetos e tem responsabilidades na tomada de decisões. Os secretários só executam tarefas administrativas e muitas vezes trabalham sob a orientação de assistentes administrativos.
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como posso me candidatar a uma vaga como assistente administrativo?
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