8 erros para evitar ao gerenciar uma força de trabalho remota

A COVID-19 afetou as empresas de várias maneiras. Alguns setores (principalmente o de saúde) tiveram que responder a um aumento repentino e significativo na demanda por seus serviços, o que criou uma maior necessidade de pessoal. Outros, como viagens e hotelaria, foram forçados a reduzir o tamanho de sua força de trabalho quando o consumo e as atividades de lazer do qual dependiam pararam em muitos países.

Uma das consequências mais comuns da pandemia para as organizações foi o aumento do trabalho remoto, recomendado por governos e autoridades de saúde para combater a propagação do vírus.

A pesquisa da PwC indicou que é provável que seja uma 'mudança duradoura' na forma como as empresas funcionam. Quase oito em cada dez entrevistados (78%) pela CEO Panel Survey disseram que esperam que a colaboração remota continue, mesmo depois que as condições voltem ao normal após a pandemia. Locais de trabalho de baixa densidade (61%) e a economia gig (54%) também foram identificados como tendências duradouras.

Se gerenciar uma força de trabalho remota é um novo desafio para sua empresa, é importante estar ciente de alguns dos erros e armadilhas mais comuns que você deve ter cuidado para evitar.

1. Deixar de apoiar o equilíbrio entre trabalho/vida pessoal

Os funcionários acostumados com um local de trabalho tradicional podem enfrentar uma série de desafios ao fazer a transição para o trabalho remoto, um dos quais é manter um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Embora trabalhar remotamente possa ajudar os funcionários a melhorar esse aspecto de seus empregos - devolvendo-lhes o tempo que gastavam no trajeto, por exemplo - também pode confundir os limites entre sua vida profissional e pessoal.

Incentive sua equipe a fazer uma distinção entre seu trabalho e seu tempo pessoal, criando um espaço dedicado para o trabalho em sua casa. Quando precisam fazer uma pausa ou parar durante o dia, podem ir para outra área para se desligar e não pensar no trabalho.

Também é importante aconselhar os funcionários a desativar e-mails relacionados ao trabalho e outras notificações fora do horário do expediente. O acesso instantâneo às ferramentas de comunicação fornecidas por smartphones pode fazer com que as pessoas se sintam "sempre ligadas" e tendo que pensar constantemente em seus trabalhos, o que pode levar ao esgotamento.

A introdução de medidas direcionadas para ajudar a equipe a manter um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal pode ser vital para o bem-estar mental das pessoas, especialmente durante períodos de alto estresse e ansiedade. Isso precisa ser uma prioridade para os empregadores na era pós-COVID.

De acordo com especialistas do Cedars-Sinai Medical Center, a pandemia provavelmente terá consequências de longo prazo para a saúde mental

2. Não criando uma rotina diária

Os funcionários acostumados com um local de trabalho tradicional podem enfrentar vários desafios ao fazer a transição para o trabalho remoto, como manter uma rotina consistente quando estão em seu ambiente doméstico. Tendo isso em mente, os gestores podem querer assumir a liderança na concepção de uma estrutura clara para a jornada de trabalho.

É uma boa ideia introduzir reuniões recorrentes em intervalos regulares ao longo da semana, para que todos os membros da força de trabalho tenham muitas oportunidades de se atualizar, compartilhar progresso e informações importantes.

Você também pode definir um cronograma para check-ins regulares com certos membros da equipe, especialmente aqueles que são mais produtivos quando estão colaborando e trocando ideias com outras pessoas.

Existem muitas ferramentas de gestão de projetos que você pode usar para criar planos de trabalho e cronogramas que podem ser facilmente compartilhados com toda a sua força de trabalho. Plataformas como Asana, Trello, Basecamp e Liquid Planner podem ser particularmente úteis para criar listas de tarefas, priorizando suas atividades mais importantes e alocando trabalhos para os funcionários.

Além de dar às pessoas o apoio e a estrutura de que precisam para trabalhar, os cronogramas diários podem ser uma boa maneira de dar tempo para pausas, refeições e exercícios. Os trabalhadores remotos mais bem-sucedidos são capazes de estabelecer limites claros entre sua vida profissional e pessoal, e os empregadores responsáveis devem estar prontos para ajudar seus funcionários a fazê-lo.

 

3. Falhas de comunicação

Quando as pessoas passam muito tempo juntas no local de trabalho, o contato frequente e a comunicação entre colegas geralmente acontecem automaticamente. Os colegas de trabalho conversam naturalmente uns com os outros, o que ajuda a aliviar o estresse e compartilhar ideias que ajudarão as pessoas a fazer seu trabalho de maneira mais eficaz.

Em uma força de trabalho remota, no entanto, o contato regular e a conversa se tornam mais difíceis - algo que pode ter várias consequências negativas. Além de fazer com que a equipe se sinta isolada e privá-la dos benefícios básicos do contato humano, as barreiras à comunicação provavelmente afetarão o desempenho da empresa como um todo.

Se você estiver trabalhando em um grande pedido de um cliente com um prazo apertado, por exemplo, precisará que todos os envolvidos no projeto estejam em contato frequente uns com os outros. Isso reduzirá o risco de cometer erros ou de as prioridades do cliente serem negligenciadas como resultado de falhas na comunicação.

Novamente, a tecnologia tem um papel vital a desempenhar aqui, com ferramentas de comunicação e colaboração como Zoom, Microsoft Teams e G Suite da Google tornando mais fácil (e mais barato) para os colegas manterem contato, não importando onde estejam. Aplicativos como esses são inestimáveis para a comunicação formal, mas também podem ser usados para conversas informais e eventos de equipe, como pausas para café virtuais. Esses tipos de atividades são cruciais para elevar o moral e manter relacionamentos entre colegas trabalhando remotamente.

4. Presumindo que funcionários com pouco contato não precisam de suporte

Pessoas diferentes responderão ao trabalho remoto de maneiras diferentes. Alguns prosperarão na interação social e colaboração e, portanto, precisarão estar em contato regular com seus colegas de trabalho e gestores para se manterem produtivos.

No entanto, as pessoas que estão acostumadas a trabalhar sozinhas ou são naturalmente quietas podem se tornar ainda mais introvertidas quando trabalham remotamente, talvez porque não se sintam confiantes o suficiente para falar se tiverem uma pergunta ou um problema.

Os gestores precisam ter cuidado para não presumir que os funcionários estão perfeitamente felizes em continuar com seus trabalhos só porque não expressam qualquer preocupação. Na verdade, podem ser os trabalhadores mais quietos e reservados que precisam de mais atenção de seus gestores, já que são os que menos tendem a se apresentar por conta própria.

Mesmo as menores ações e gestos - como um gestor ligando para falar com alguém com quem não fala há alguns dias - podem ser suficientes para fazer o funcionário se sentir apoiado. Também reduz o risco de problemas aparentemente menores não serem resolvidos e potencialmente se transformarem em problemas sérios.

Além disso, ser proativo dessa forma mostra seu compromisso em cuidar de sua força de trabalho, o que é bom para sua marca empregadora.

 

5. Deixar de fornecer suporte técnico 

Uma das principais prioridades para as empresas modernas que estão passando por uma mudança significativa para o trabalho remoto - seja por escolha ou necessidade - deve ser garantir que os funcionários tenham acesso às várias ferramentas e tecnologias de que precisam para fazer seus trabalhos com eficácia.

Indo um passo adiante, você também precisa pensar sobre quais processos e sistemas devem ser implementados para fornecer suporte técnico e soluções contínuas.

Isso significa fazer perguntas como:

  • Como você responderá a problemas técnicos que impedem as pessoas de fazer seu trabalho - um laptop com problema, por exemplo?
  • Há suporte técnico disponível para funcionários que têm problemas com o software ou sistemas de que precisam para trabalhar remotamente?
  • Você é capaz de fornecer treinamento contínuo para ajudar os funcionários a fazer o melhor uso da tecnologia no trabalho remoto?

Nossa pesquisa indicou que a maioria das empresas fez um bom trabalho ao lidar com as implicações tecnológicas do aumento do trabalho remoto. O relatório  Workmonitor de 2020 da Randstad revelou que 79% dos funcionários achavam que tinham o equipamento e a tecnologia de que precisavam para se adaptar à digitalização acelerada. Isso se compara favoravelmente com a pesquisa do primeiro trimestre de 2018, que mostrou que 35% dos trabalhadores não achavam que seu empregador fornecia o equipamento técnico necessário para trabalhar em casa de forma eficaz.

Outra descoberta importante do estudo de 2020 foi que 40% dos entrevistados em todo o mundo se esforçaram para aprender novas habilidades para se adaptar aos desafios da pandemia da COVID-19. Isso sugere que muitos empregadores poderiam aumentar o apoio que estão dando à sua força de trabalho, fornecendo treinamento que reflita as últimas tendências e desenvolvimentos em tecnologia.

6. Negligenciando a segurança

É essencial que os funcionários possam fazer seu trabalho adequadamente em casa, mas também é importante que trabalhar com uma força de trabalho remota não aumente os riscos de segurança para a empresa. Se isso é uma preocupação para o seu negócio, existem medidas que podem ser implementadas para aumentar a proteção e manter suas informações e ativos confidenciais protegidos.

Em primeiro lugar, você pode querer considerar o fornecimento de dispositivos oferecidos pela empresa, como laptops e telefones, para pessoas cujo trabalho envolve dados que devem ser mantidos em segurança. Ao adotar essa abordagem, você pode ter certeza de que cada peça do equipamento que seus funcionários estão usando para trabalhar tem configurações de segurança fortes e está protegida com um software antivírus confiável e outras proteções.

Outra opção que pode ser eficaz é criar uma rede privada virtual dedicada para sua organização, o que aumenta a segurança ao fornecer um "túnel" privado onde os dados podem ser enviados e recebidos com segurança, usando ferramentas de criptografia e autenticação.

Os funcionários também devem ser informados sobre as melhores práticas no que diz respeito à segurança, como:

Encontrar um lugar tranquilo para chamadas que podem incluir informações confidenciais ou usar fones de ouvido para privacidade
Não imprimir dados que precisam ser mantidos em segurança
Bloquear telas de laptop quando não estão em uso e adicionar proteção por senha a todo o hardware

7. Microgestão

Conforme observado anteriormente, o trabalho remoto pode aumentar o risco de problemas decorrentes do fato de os gestores não terem contato regular com a equipe. Embora seja vital manter contato com as pessoas e fazer check-ins regulares, também é importante que você não vá para o outro extremo e se torne um microgestor.

É preciso manter uma comunicação regular com seus colaboradores, mas também mostrar que confia neles para fazer seu trabalho e permanecer produtivos sem um gestor (virtualmente) vigiando-os.

A pesquisa sugere que estar longe do local de trabalho pode realmente ajudar as pessoas a serem melhores em suas funções, com 77% dos trabalhadores remotos dizendo que são mais produtivos quando trabalham em casa e 76% optando por evitar o escritório quando precisam se concentrar em um projeto.

Em última análise, os gestores devem procurar o equilíbrio certo entre supervisionar sua força de trabalho remota, fornecer o suporte de que suas equipes precisam e dar às pessoas um nível de liberdade e controle sobre suas tarefas.

8. Não estabelecendo expectativas

Pessoas novas no trabalho remoto devem ter uma ideia clara de como irão cumprir suas responsabilidades em casa (ou onde quer que estejam) e o nível de produtividade que devem almejar.

Para algumas funções - aquelas que requerem apenas um computador, uma conexão à Internet e acesso a dados e sistemas da empresa, por exemplo - pode haver muito pouca diferença entre como os funcionários normalmente trabalhariam em um escritório e como trabalham em casa.

Contudo, os trabalhos que dependem mais da colaboração e interação entre colegas não estarão tão adequados para o trabalho remoto. Nesses casos, é importante interagir com os funcionários e elaborar um plano de como podem continuar a aplicar suas habilidades e ser produtivos para a empresa, mesmo quando estão trabalhando em circunstâncias desconhecidas. 

É em situações como essas que as habilidades gerenciais vêm à tona e você realmente vê os benefícios de ter um plano claro para gerenciar com eficácia sua força de trabalho remota.

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