como configurar um processo eficaz de verificação de referências.

Embora muitas empresas tratem a verificação de referências como uma simples formalidade, vale a pena levar o processo a sério. Com o alto custo de contratação e o impacto negativo de uma contratação inadequada, é essencial obter o máximo de informações possível sobre os candidatos durante a avaliação pré-contratação. Mesmo que apenas um em cada 50 candidatos seja filtrado do processo de contratação devido a uma referência negativa, você verá um retorno sobre o investimento de tempo que fez ao verificar referências de todos eles.

Para obter os melhores resultados, você precisa tratar a verificação de referências como algo mais do que apenas validar currículos. Neste artigo, abordaremos os fundamentos do processo de checagem de referências e explicaremos algumas importantes práticas recomendadas que você deve adotar antes, durante e depois de verificar as referências de um candidato.

antes da verificação de referências — como se preparar.

notifique o candidato antes de verificar suas referências

Isso acontecerá naturalmente se o candidato não fornecer referências em sua candidatura. Ele será notificado quando você solicitar os detalhes das referências.

No entanto, se você já tiver os detalhes de contato das referências na candidatura do candidato, ainda assim deve informá-lo de que irá iniciar a verificação de referências. Regulamentos de privacidade como o GDPR significam que os empregadores têm um “interesse legítimo” em lidar com os dados dos candidatos durante a contratação, portanto, o consentimento do candidato não é necessário — e devido ao desequilíbrio de poder entre um empregador e um candidato a emprego, mesmo o consentimento explícito pode não ser suficiente para o cumprimento da lei.

No entanto, se você pretende armazenar os dados — por exemplo, para manter o candidato em seu banco de dados para futuras oportunidades de emprego —, o talento deve ser notificado. Para aumentar a conformidade, considere adicionar informações sobre seu processo de checagem de referências à sua política de privacidade. Como sempre, consulte os especialistas para garantir que seu processo de verificação de referências esteja em total conformidade com as regulamentações relevantes.

Além dos requisitos legais, notificar o candidato antes de verificar as referências também cria uma sensação de confiança e respeito e faz com que o relacionamento entre você e o potencial novo colaborador tenha um bom começo.

certifique-se de que uma das referências seja um ex-gerente

Obter informações de ex-colegas, especialmente se eles trabalharam juntos, pode ser muito valioso. Esses colegas provavelmente terão insights valiosos sobre os pontos fortes e as qualidades do candidato que um gerente pode não ter. 

No entanto, o gerente é, em última análise, o responsável por avaliar o desempenho e pode fornecer as melhores informações sobre como o candidato é como colaborador — e não apenas como colega de trabalho. Pouco menos de um quarto dos 76% dos colaboradores do Reino Unido que forneceram referências a um empregador afirmam que suas referências nunca foram verificadas, possivelmente porque o empregador não viu valor em verificá-las. Ao entrar em contato com um ex-gerente, é muito mais provável que você obtenha informações valiosas que farão a diferença na sua decisão de contratação.

Os ex-gerentes também estão em melhor posição para verificar as afirmações do candidato. Verificando referências, você deve presumir que o candidato está dizendo a verdade — mas é fato que três quartos dos profissionais de RH já descobriram uma mentira em uma candidatura a um emprego. Ao confirmar os projetos em que um candidato esteve envolvido ou suas contribuições para seu antigo local de trabalho, os gerentes são os que melhor sabem. 

não se esqueça de consultar suas “referências internas”

Em grandes empresas, várias pessoas geralmente estão envolvidas no processo de contratação. Nem todas elas participam das entrevistas, mas ainda assim podem ter conhecido o candidato em um ambiente mais informal. Ao tentar formar uma imagem do candidato, não se esqueça de pedir a opinião desses colegas. Eles podem fornecer informações e contribuir com novas perspectivas com base em seus próprios departamentos ou funções.

Antes de se comprometer a contratar alguém, obter esse feedback interno pode garantir que o novo contratado se encaixe na cultura e nos valores da empresa.

Decida como conduzir sua ligação para referências — e-mail, telefone ou videochamada?

Uma ampla gama de soluções no mercado agiliza o processo de verificação de referências com e-mails automatizados. Esses software de checagem de referências enviam solicitações e armazenam feedback automaticamente, sem a necessidade de um verificador(a) humano(a). Grandes empresas com um fluxo constante de novas contratações podem realmente reduzir a carga administrativa usando ferramentas como essas. No entanto, o e-mail não pode fornecer a profundidade de uma conversa “ao vivo” realizada por telefone, em uma videochamada ou pessoalmente. Uma chamada telefônica ou vídeo é o melhor meio para cargos seniores em funções altamente críticas. 

durante a verificação de referências

quanto tempo leva uma checagem de referências?

O processo de checagem de referências pode levar uma ou duas semanas, dependendo do número de referências e do tempo que elas levam para responder. A duração das checagens de referências, sejam elas feitas por telefone ou videochamada, também pode variar. Se você quiser fazer mais do que simplesmente confirmar o histórico profissional do candidato, reserve algum tempo. No entanto, a conversa não deve ser tão longa a ponto de você ter dificuldade para navegar pelas suas anotações ou de a referência ter dificuldade para encontrar tempo. Uma boa regra é reservar uma hora e terminar mais cedo se você obtiver respostas para todas as suas perguntas mais rapidamente.

forneça uma descrição precisa do cargo

Não comece logo com suas perguntas. Depois de confirmar que está falando com a pessoa certa, dê algumas informações sobre a vaga que você está contratando e as funções que o candidato desempenhará. Isso ajudará a referência a adaptar suas informações às suas necessidades. Também é essencial para obter um feedback preciso. Mesmo que o candidato tenha sido um colaborador exemplar em uma função anterior, ele não seria necessariamente a melhor escolha para a vaga que você está contratando.

fique atento a “sinais de alerta”

Na maioria das verificações de referências, a referência dará um feedback positivo. Se os próprios candidatos os escolheram, é improvável que façam críticas severas. No entanto, preste atenção durante a conversa a pequenos detalhes que possam sugerir algo negativo. Se forem significativos, corre o risco de fazer uma má contratação. No entanto, os “sinais de alerta” não devem desqualificar completamente o candidato. Em vez disso, tome nota e faça um acompanhamento diretamente com o candidato. Pesquisas com gerentes seniores nos EUA mostram que cerca de 34% dos candidatos são removidos da seleção após a verificação de referências, portanto, fique atento a informações que possam torná-los menos atraentes.

após a verificação de referências

compare as conclusões da verificação de referências e entrevistas

Combine suas conclusões de todas as verificações de referências e seus principais aprendizados de quaisquer entrevistas com o candidato. Tente obter uma visão geral do candidato e procure padrões. Você vê as mesmas coisas surgindo várias vezes? Se sim, pode valer a pena acompanhá-las com o candidato em uma entrevista adicional, especialmente se elas puderem ser vistas como negativas.

tome uma decisão de contratação

Os candidatos sabem que a verificação de referências é normalmente a última etapa do processo de recrutamento antes da oferta de emprego. Portanto, depois de verificar suas referências, eles aguardarão sua resposta. Poupe-os de um pouco de estresse e cause uma boa impressão respondendo o mais rápido possível. Fazer com que esperem muito tempo ou não responder é não apenas indelicado, mas também prejudica gravemente a imagem da sua empresa como empregadora. 

melhore seu processo de contratação com nosso checklist de referências

Este artigo deve ter lhe dado uma estrutura básica para um ótimo processo de verificação de referências, mas se você quiser mais detalhes, baixe nosso checklist em Excel. Ele abrange as principais etapas a serem seguidas ao longo do processo e facilita a delegação e o acompanhamento do progresso de tarefas individuais de checagem de referências. Dê uma olhada e sinta-se à vontade para adaptá-lo às necessidades específicas da sua empresa.