gerenciar o absenteísmo no local de trabalho com planejamento proativo e soluções de longo prazo.

O absenteísmo é um desafio familiar e inevitável para todas as empresas. Os colaboradores sempre precisarão tirar dias livres, principalmente devido a doenças, lesões e consultas médicas, mas também por fatores como estresse, compromissos familiares e insatisfação no trabalho.

Como as consequências do absenteísmo podem, direta e indiretamente, afetar sua empresa, você precisa de uma política de assiduidade bem planejada e eficaz para evitar a perda de lucros e clientes.

Felizmente, você pode implementar medidas e estratégias para gerenciar o absenteísmo, começando por identificar por que as pessoas tiram licenças não programadas. Uma vez que determinadas as áreas problemáticas, é hora de agir.

Leia mais para saber como você pode prevenir proativamente as lacunas em sua força de trabalho em vez de simplesmente reagir à escassez de profissionais à medida que ela surgir. 

custos do absenteísmo

As dificuldades que as empresas provavelmente enfrentarão quando o absenteísmo aumentar significativamente tornaram-se evidentes durante a pandemia, pois as paralisações e ausências por doença causaram um impacto considerável nos setores de produção, entrega e serviços.

Enquanto algumas das repercussões do absenteísmo prolongado afetam as empresas universalmente, outras são específicas de determinados setores ou exclusivas de uma empresa. Ninguém conhece seu negócio melhor do que você e, como tal, você deve determinar onde o absenteísmo irá atingi-lo de forma mais dura. 

Uma pesquisa recente da Gallup concluiu que um colaborador ausente custa à empresa, em média, US$340 por dia em custos diretos e indiretos.

custos diretos do absenteísmo

Quando há colaboradores ausentes, alguém precisa fazer seu trabalho. Isto significa que você pode ter que pagar horas extras a um funcionário regular ou contar com ajuda de emergência através de uma agência de profissionais. De qualquer forma, você terá que pagar salários extras, além do reembolso do colaborador, dependendo de sua política de assiduidade.

Além disso, você deverá pagar um supervisor para lidar com a falta de pessoal e, também, a equipe de RH para documentar tudo.

custos indiretos do absenteísmo

No entanto, os custos diretos acima são apenas uma parte do que você perde devido a uma ausência não programada. O colaborador que fizer o trabalho do ausente precisará de tempo para se familiarizar, analisar o que precisa ser feito e determinar onde o trabalhador anterior parou.  Se você contar com horas extras ou funcionários substitutos de outro departamento, há a possibilidade de mais erros, tempo de produção mais lento do que o habitual e problemas de segurança.

Finalmente, seus outros colaboradores, aqueles que estiverem cobrindo a ausência, podem sentir-se frustrados e sobrecarregados de trabalho, diminuindo o moral da força de trabalho.

A combinação entre despesas maiores do que o normal e menor produtividade leva inevitavelmente à perda de renda.

custos do absenteísmo para o colaborador

Quando colaboradores faltam ao trabalho repetidamente, eles também são afetados negativamente.

Em primeiro lugar, uma vez esgotado todo o tempo de folga remunerada que lhes foi concedido, eles receberão um contracheque reduzido. Em segundo lugar, e mais importante ainda, o absenteísmo contínuo é frequentemente um sintoma de um problema maior. Por exemplo, o colaborador em questão pode estar enfrentando uma doença crônica, uma situação familiar preocupante ou problemas em seu trabalho.

Um estudo da Harvard Business School, por exemplo, relatou que quase dois terços de todos os funcionários estão empenhados no cuidado de uma criança, pai ou mãe, ou outro membro da família ou amigo.

Embora você, como empregador, possa oferecer apoio para situações pessoais, as questões relacionadas ao trabalho são 100% de sua responsabilidade.

Ao conhecer alguns motivos comuns para o aumento do absenteísmo, você pode instituir um plano de melhoria da assiduidade dos colaboradores que ofereça soluções e apoio aos seus trabalhadores.

procurar as causas de origem do absenteísmo

Antes de iniciar o planejamento proativo de sua política de absenteísmo, você deve entender por que as pessoas tiram licença .

motivos particulares para o aumento do absenteísmo

De acordo com o Bureau of Labor Statistics dos Estados Unidos, 71% do total de ausências anuais entre os trabalhadores em 2021 foram atribuídas a doenças ou lesões, resultando em uma taxa de 2,3%.

Da mesma forma, no Reino Unido, a taxa de ausência por doenças atingiu 2,2% em 2021, um aumento após vários anos de declínio.

Doenças agudas, incluindo resfriados e gripe, podem fazer com que sua taxa de absenteísmo aumente, especialmente durante os meses de inverno. No entanto, esse tipo de falta normalmente é autolimitado. As ausências repetidas relacionadas à saúde de um mesmo indivíduo podem ser consequência de um problema de saúde prolongado ou de uma doença crônica.

A pressão arterial alta e a diabetes, juntamente com comportamentos de risco, como o tabagismo, sedentarismo e a alimentação excessiva, contribuem significativamente para o absenteísmo repetido, fazendo com que os empregadores americanos percam mais de 36 bilhões de dólares por ano, de acordo com dados do CDC. 

Outros problemas crônicos que levam a ausências frequentes ou de longo prazo incluem doenças cardíacas, câncer, artrite e enxaqueca.

Recentemente,  a saúde mental dos trabalhadores tem recebido maior atenção, incluindo seu efeito nas taxas de frequência. Por exemplo, o Painel Gallup fez uma pesquisa com os trabalhadores americanos a respeito de seu estado mental. Com base nos resultados da pesquisa, a Gallup projeta que os trabalhadores que se autoavaliam como tendo uma saúde mental deficiente ou regular faltarão ao trabalho aproximadamente cinco vezes mais por ano do que aqueles que se classificam em níveis mais elevados.

O McKinsey Health Institute analisou trabalhadores em 15 países e descobriu que mais da metade enfrentou um desafio de saúde mental em um momento ou outro. A segunda parte da equação é ainda mais importante do ponto de vista de um empregador. Os trabalhadores que relataram desafios de saúde mental eram mais propensos a revelar métricas de trabalho deficientes, incluindo baixos níveis de satisfação no trabalho e engajamento – a receita perfeita para o absenteísmo frequente.

motivos de absenteísmo relacionados ao trabalho

Algumas das causas da baixa assiduidade mencionadas acima podem existir simultaneamente com problemas relacionados ao trabalho. Entretanto, como empregador, você tem muito mais controle sobre problemas profissionais, e isso deve incentivá-lo a se concentrar no planejamento da força de trabalho nessas áreas.

• bullying no local de trabalho ou gerência deficiente
• falta de engajamento geral e insatisfação com o trabalho
• falta de flexibilidade em termos de horário e local de trabalho
• cultura negativa da empresa
• esgotamento
• falta de treinamento e oportunidades de crescimento

planejamento proativo da força de trabalho para sua organização

Os empregadores com maior sucesso na gestão do absenteísmo e na mitigação de seu impacto utilizam um planejamento proativo em vez de simplesmente reagir à escassez de pessoas e de se esforçar para preencher lacunas na força de trabalho.

analise sua força de trabalho

Comece coletando dados para obter uma imagem clara de sua situação atual em relação à adesão à sua política de assiduidade. 

Identifique tendências analisando sua taxa média de absenteísmo em períodos específicos. Primeiro, considere um cálculo para toda a empresa para uma revisão abrangente. Em seguida, concentre-se nos departamentos e, finalmente, nos trabalhadores individuais. Estes números o ajudarão a determinar se você tem um problema dentro de uma divisão ou apenas durante certos períodos do ano, ou se precisa de uma renovação completa de sua política de absenteísmo.

Realizar uma auditoria da capacidade de pessoal para descobrir onde os problemas mais significativos provavelmente surgirão quando ocorrerem ausências. Você também será capaz de ver onde está forçando a máquina e precisa recrutar mais talentos, ou onde pode reorganizar os horários ou turnos para oferecer uma melhor cobertura.

Este também pode ser o momento de considerar opções de trabalho mais flexíveis. Por exemplo, a semana de trabalho de quatro dias está ganhando terreno em muitas empresas, assim como o uso de aplicativos de software para lidar com o trabalho por turnos e um modelo de trabalho híbrido.

Atividades como auditorias de habilidades da força de trabalho permitem que você descubra como seu pessoal é colocado em relação aos conhecimentos e habilidades necessárias para realizar tarefas. Você pode então se concentrar em quaisquer lacunas de habilidades que possam existir ou surgir ao adotar novas tecnologias e ver onde é necessário recrutar ou transferir colaboradores.

Além disso, identificar as competências necessárias para completar tarefas críticas e ter uma imagem clara das habilidades de sua força de trabalho o ajudará a projetar planos adequados de treinamento e desenvolvimento. Finalmente, a requalificação dos colaboradores nestas áreas vitais ajudará a garantir que você possa manter seu negócio principal funcionando, mesmo quando houver falta de pessoas.

Tendo essa opção, as empresas descobrem que a qualificação e requalificação dos funcionários atuais pagam enormes dividendos do ponto de vista dos custos e do moral dos trabalhadores. Uma pesquisa global realizada pela McKinsey a respeito de empresas que tiveram sucesso recentemente na transformação digital, por exemplo, constatou que elas eram 35% mais proficientes na requalificação dos colaboradores existentes do que as empresas que tiveram dificuldades durante sua adaptação.

estudar operações comerciais

É crucial preparar-se para tempos de capacidade de mão de obra reduzida identificando as tarefas críticas para o funcionamento da empresa. Isto ajudará a determinar quais atividades precisam ser priorizadas e quais podem ser deixadas de lado quando funcionários essenciais estão ausentes. 

O planejamento da força de trabalho e as práticas de programação podem ajudar a garantir que você esteja sempre fazendo o melhor uso dos talentos disponíveis e empregando pessoas onde elas são mais eficazes, independentemente de seu cargo atual, com respeito ao absenteísmo.

atender às preocupações dos colaboradores

Após examinar suas estatísticas de absenteísmo e determinar os ativos de talento que você deve ter para ter sucesso, é hora de concentrar-se na gestão do absenteísmo.

Primeiro, considere os motivos físicos mais comuns para faltar ao trabalho e procure soluções de longo prazo para toda a empresa.

• problemas de saúde crônicos: apoie os bons hábitos de seus colaboradores, incluindo incentivos para atividades, lanches saudáveis, instalações de exercício físico no local ou outras vantagens de bem-estar
• faltas sazonais: investir em melhor ventilação, higienizadores de mãos e latas de lixo sem contato e incentivar a vacinação
• desafios da saúde mental: manter um diálogo aberto para que os trabalhadores se sintam livres para discutir quaisquer problemas e garantir que estejam cientes dos programas de apoio disponíveis

Com relação aos motivos de absenteísmo relacionados ao trabalho, você pode achar mais difícil chegar à raiz do problema. Você precisará de uma conexão estreita com sua força de trabalho para identificar estas questões. As pesquisas de opinião são essenciais para descobrir o que as pessoas sentem sobre seus empregos, mas não negligencie a necessidade de tomar medidas com soluções dinâmicas.

• bullying ou ambiente de trabalho tóxico: o assédio não tem lugar no ambiente de trabalho e deve ser imediatamente desencorajado. Considere o treinamento em inteligência emocional para gerentes para garantir que a liderança forneça apoio emocional e social à sua equipe.
• falta de engajamento: dê a seus trabalhadores um senso de propósito, deixando-os ver como eles se encaixam nos objetivos de sua organização. A Society for Human Resource Management recomenda oferecer reconhecimento individual e em equipe para ajudar a desenvolver a inclusão e melhorar o desempenho.
• valores da empresa: o estudo da Randstad, Workmonitor 2023, descobriu que os colaboradores querem mais do que apenas um emprego estável. Eles procuram a realização e uma chance de fazer a diferença no mundo. Além disso, 42% estão dispostos a defender seus valores, recusando-se a trabalhar para uma empresa que não se encaixe em seu sistema de crenças sociais e ambientais. Se sua organização tem objetivos de sustentabilidade ou contribui para causas específicas, garanta que os funcionários percebam como podem participar dessas iniciativas.
• treinamento: o estudo Workmonitor 2022 da Randstad também encontrou um forte desejo entre os colaboradores de todas as idades de aprender, com mais de 50% querendo que haja programas que os ajudem em suas funções atuais. Outras áreas de interesse foram o treinamento em inteligência emocional e de liderança e o desenvolvimento de competências técnicas.
• flexibilidade: embora a pandemia não tenha iniciado o movimento de trabalho híbrido, ela definitivamente a alimentou. Procure oportunidades para oferecer a seus colaboradores mais controle sobre seus horários, seja trabalho remoto, uma semana de trabalho reduzida ou ajustes de turno.

Para garantir o sucesso de seu plano de melhoria da assiduidade dos funcionários, obter aconselhamento profissional de especialistas do setor de RH pode ser de grande ajuda.

Como parte dos serviços da Randstad Inhouse Services, oferecemos um programa que apoia suas iniciativas para avaliar a sensação de sua força de trabalho e identificar quais aspectos de seu trabalho as pessoas mais valorizam ou acham difíceis. Também podemos ajudar em suas iniciativas gerais para otimizar o recrutamento e o RH, o que pode ser crucial quando você tiver falta de pessoal e precisar contratar trabalhadores confiáveis rapidamente.

Elaboramos um guia que fornece mais conselhos sobre a gestão do absenteísmo e o planejamento da força de trabalho, incluindo manter sua empresa funcionando sem problemas, mesmo quando seu pessoal estiver reduzido.

Esta é uma versão atualizada de um artigo publicado originalmente em 13 Julho 2022.