terceirização de RH para PME

A terceirização de RH, ou transferência primária de responsabilidade, é o ato de delegar a gestão de processos e funções de Recursos Humanos e Departamento Pessoal (DP) para uma empresa parceira especializada. Em vez de manter uma equipe interna responsável por todas as tarefas de RH como o recrutamento e seleção, a PME contrata uma solução externa que assume essas responsabilidades, total ou parcialmente.O objetivo principal é transformar custos fixos (como salários, treinamentos e infraestrutura de um departamento interno) em custos variáveis e ter acesso imediato a uma expertise que, de outra forma, seria inacessível.

Parte do setor de Recursos Humanos (RH) podem ser terceirizadas e é uma prática amplamente adotada, especialmente por Pequenas e Médias Empresas (PMEs). Nesses contextos, as elevadas demandas operacionais do Departamento Pessoal (DP) e recrutamento em alto volume tendem a sobrecarregar equipes internas reduzidas. Em termos legais, a Lei 13.429/2017 ampara essa prática no Brasil, permitindo a terceirização de qualquer atividade-meio ou fim da empresa.No âmbito do RH, isso se traduz na possibilidade de delegar diversos processos, como: Gestão de folha de pagamento, processos de admissão e demissão, administração de Benefícios, recrutamento e Seleção, Treinamento e Desenvolvimento (T&D) e aplicação de Pesquisas de Clima Organizacional. Além da conformidade e da redução de sobrecarga, a terceirização ou transferência primária de responsabilidade oferece um benefício financeiro significativo. Um estudo da Deloitte,citado pela Fator Wow!, indica que empresas que adotam o modelo de Recruitment Process Outsourcing (RPO) podem reduzir os custos relacionados ao RH em até 30%.

As pesquisas de mercado confirmam que a terceirização de RH, ou transferência primária de responsabilidade, é uma alavanca de crescimento:acesso a Expertise Especializada e Redução de Riscos Empresas especializadas em RPO de RH possui times especializados e atualizados com a legislação trabalhista. Para PMEs, isso se traduz em maior segurança jurídica.

Ao delegar tarefas operacionais, como recrutamento e seleção, os gestores e o pequeno time de RH interno ganham tempo para focar em atividades estratégicas que geram valor direto ao negócio. Do ponto de vista financeiro, a terceirização converte o custo fixo (pessoal, infraestrutura e tecnologia do RH) em um custo variável, mais previsível e escalável. De fato, PMEs que terceirizam serviços não essenciais podem reduzir seus custos operacionais em até 30%, de acordo com um estudo da Associação Brasileira de Empresas Terceirizadoras (ABET).

O Recrutamento e Seleção (R&S) é, frequentemente, a primeira função de RH terceirizada por Pequenas e Médias Empresas (PMEs) devido a diversos fatores críticos. A terceirização de RH ou transferência primária de responsabilidade se torna essencial quando o volume de recrutamento é alto e consome tempo excessivo da equipe interna, ou quando a PME necessita de profissionais de nicho (como um desenvolvedor sênior ou gerente de marketing digital), pois o parceiro especializado possui um banco de talentos mais amplo e pré-selecionado. Outras situações incluem a necessidade de contratar dezenas de profissionais em um curto período, algo que a estrutura interna não suporta, ou quando as contratações internas apresentam baixa performance ou desalinhamento cultural, sendo que o parceiro de R&S utiliza metodologias e ferramentas avançadas (como mapeamento comportamental) para aumentar a assertividade.

O processo de implementação varia de acordo com o parceiro, mas geralmente segue estas etapas:

1. Diagnóstico e escopo:  A PME e a empresa terceirizada definem quais serviços serão delegados (total ou parcial) e o nível de integração necessário.
2. Definição de SLAs (Acordos de Nível de Serviço): São estabelecidos prazos, indicadores de desempenho (KPIs) e metas. Por exemplo: "Fechamento da folha de pagamento até o dia 25" ou "Taxa de acerto de 90% em novas contratações".
3. Transição e integração:  Os dados dos colaboradores são migrados para o sistema do parceiro. O time da PME e o parceiro definem os canais de comunicação e as responsabilidades de cada um.
4. Execução e monitoramento: O parceiro executa os serviços contratados, e a PME monitora os resultados através de relatórios e reuniões periódicas.

O custo da terceirização de RH não é fixo e depende de quatro fatores principais:

• Escopo dos serviços: Quanto mais funções forem delegadas, essa definição é refletida no valor do serviço prestado pela consultoria de RH terceira 

• Tamanho da empresa (Headcount): O custo é geralmente calculado por colaborador (preço por posição ou fee mensal fixo baseado no número de funcionários)

• Complexidade: Empresas com alto turnover, muitas horas extras ou vários regimes de contratação (CLT, PJ, Estágio) podem ter um custo maior.

• Tecnologia incluída: Se a empresa terceirizada oferece um software de gestão de RH (HRIS) para os colaboradores e gestores da PME (para controle de ponto, férias, etc.), isso pode influenciar o preço.

Importante: A análise de custo-benefício deve comparar o valor do contrato de terceirização com o custo total de manter uma equipe interna (salários, encargos, benefícios, software, treinamento e riscos trabalhistas).

Embora a lei de 2017 seja bastante permissiva, há aspectos que não devem ser terceirizados, ou que permanecem sob a responsabilidade do gestor da PME:

• A relação de subordinação: A PME é sempre a responsável final pela cultura, pelo ambiente de trabalho e pelo direcionamento estratégico dos seus colaboradores diretos.
• O "coração" da gestão de pessoas: Tarefas estratégicas de altíssimo nível, como a definição da cultura organizacional, a missão e visão da empresa e o desenvolvimento da Liderança principal geralmente permanecem como responsabilidade direta da PME.
• Gestão de pessoas direta: Embora o RH possa ser terceirizado, a PME deve manter o Controle e a Fiscalização sobre os serviços prestados pela terceirizada.

A terceirização do RH tem se consolidado como uma estratégia fundamental para Pequenas e Médias Empresas (PMEs) que buscam otimizar a gestão de pessoas e focar no core business. Conheça os principais benefícios de adotar o outsourcing de Recursos Humanos:

1. Acesso Imediato a Tecnologia de Ponta e Expertise Especializada

Ao terceirizar o RH, as PMEs ganham acesso instantâneo a:

• Profissionais experientes: Equipes altamente qualificadas e atualizadas com as melhores práticas do mercado.
• Tecnologias avançadas: Sistemas modernos de gestão de pessoas, como softwares de folha de pagamento, recrutamento e gestão de desempenho, sem a necessidade de alto investimento interno.
• Garantia de qualidade e conformidade legal: Este acesso direto a recursos de alto nível assegura uma melhoria significativa na qualidade dos serviços de RH e, crucialmente, garante a conformidade com a legislação trabalhista. Isso reduz drasticamente os riscos de multas e litígios judiciais, protegendo a saúde financeira da PME.

2. Aumento Comprovado da Produtividade e Foco Estratégico

Com as atividades operacionais (como folha de pagamento e recrutamento) delegadas, a equipe interna da PME pode direcionar seus esforços para tarefas mais estratégicas.

• Dados e pesquisa: Uma pesquisa recente (artigo da PsicoSmart) indicou que 56% das PMEs que adotaram a terceirização de RH relatam um aumento significativo na produtividade geral do negócio.
• Foco no core business: A liberação de recursos e tempo permite que gestores se concentrem nas atividades centrais que geram receita e impulsionam o crescimento da empresa.

3. Flexibilidade e Escalabilidade do Setor de RH

A terceirização oferece uma capacidade de adaptação que um departamento interno dificilmente conseguiria replicar de forma tão ágil:

• Escalabilidade simples: As empresas terceirizadas conseguem aumentar ou reduzir seus serviços de acordo com o volume de trabalho e as fases de crescimento da PME (como picos sazonais ou expansão rápida).
• Gestão simplificada: A PME não precisa se preocupar com os processos onerosos de contratação, treinamento ou, se necessário, demissão de funcionários de RH internos. A parceira de terceirização absorve essa complexidade.

A terceirização do RH, ou transferência primária de responsabilidades, não é apenas uma opção, mas uma resposta estratégica aos desafios estruturais e operacionais mais comuns em Pequenas e Médias Empresas (PMEs). A fragilidade do RH interno muitas vezes impulsiona a busca por expertise externa:

1. baixa adoção de tecnologia e software de RH/DP

A resistência ou a falta de recursos para a digitalização do RH é um gargalo que compromete a eficiência, a conformidade e a gestão de dados nas PMEs.

O Cenário de Tecnologia nas PMEs: Um estudo recente da Sólides revela que a adesão a sistemas de gestão de RH/Departamento Pessoal (DP) é significativamente baixa: apenas 30% das pequenas empresas brasileiras (até 49 funcionários) utilizam esse tipo de software e o número sobe para apenas 50% nas médias empresas (entre 50 e 199 funcionários).

A Solução da Terceirização: Ao optar pelo outsourcing de RH, a PME ganha acesso imediato a tecnologia de ponta e sistemas automatizados, eliminando a ineficiência de processos manuais e garantindo a conformidade legal sem a necessidade de grandes investimentos em software e infraestrutura.

2. falta de investimento em capacitação e desenvolvimento de talentos

A limitação orçamentária para a formação contínua do time representa uma grave lacuna estratégica que afeta a retenção e o crescimento.

A Lacuna de Desenvolvimento: O mesmo estudo da Sólides indica que impressionantes 86% das companhias não dispõem de recursos dedicados à capacitação de funcionários.

O Apoio do RH Terceirizado: O RH terceirizado atua como um parceiro estratégico, preenchendo essa lacuna. Ele oferece acesso a metodologias, workshops e programas de Desenvolvimento e Treinamento (T&D) especializados, elevando a qualificação da equipe e transformando o RH em um agente de crescimento, mesmo com recursos internos limitados.

Garantir o sucesso da terceirização de RH para PMEs reside na escolha estratégica do parceiro. Por que essa etapa é crucial? Um parceiro ideal deve oferecer:

1. Entendimento do contexto da PME: Compreensão das limitações orçamentárias e alinhamento com as demandas de crescimento específicas da sua empresa.
2. Tecnologia integrada: Fornecimento de um sistema de RH (software) robusto que se integre facilmente com as demais ferramentas e fluxos de trabalho da PME.
3. Conformidade legal (Compliance): Garantia de que todos os processos, especialmente a Folha de Pagamento, estejam 100% em dia com a legislação vigente, mitigando riscos legais.

Antes de fechar a parceria, procure por cases de sucesso e depoimentos de outras PMEs que utilizam o serviço para validar a experiência e a qualidade do suporte. Conte com a Randstad Enterpirse para apoiar sua empresa na estatégia e gestão de talentos.