event coordinator.

Principais Responsabilidades e Deveres
Atuar como o principal ponto de contato para os eventos de pequeno a médio porte atribuídos, trabalhando diretamente com os anfitriões do evento para definir seus objetivos, requisitos e necessidades logísticas.
Contribuir com a equipe de entrega de serviços de eventos, apoiando os Gerentes de Eventos seniores ao longo do processo de planejamento e execução.
Prestar consultoria e aconselhar sobre planos de eventos detalhados, incluindo cronogramas, orçamento, recomendações de fornecedores e arranjos logísticos, garantindo o alinhamento com os objetivos do cliente.
Coordenar todos os aspectos logísticos dos eventos atribuídos, incluindo buffet (catering), requisitos audiovisuais, arranjos de segurança e a gestão de materiais do evento (brindes/materiais de apoio).
Fornecer suporte de planejamento consultivo aos anfitriões do evento, oferecendo soluções criativas e recomendações para aprimorar a experiência do evento dentro das restrições orçamentárias.
Ser o principal coordenador no local para os eventos atribuídos, supervisionando a montagem, gerenciando as atividades dos fornecedores, auxiliando na distribuição de credenciais, solucionando problemas e garantindo que todas as necessidades operacionais e logísticas sejam atendidas.
Realizar reuniões de alinhamento detalhadas (discovery meetings) com os anfitriões para entender completamente os objetivos do evento, o público-alvo e os resultados desejados.
Revisar os orçamentos dos eventos e oferecer sugestões proativas para otimizar os gastos e maximizar o investimento do cliente.
Organizar a logística do evento, incluindo decoração, entretenimento, buffet e todos os outros elementos necessários, garantindo que estejam alinhados com o plano do evento e as preferências do cliente.
Colaborar com o Coordenador de Produção para garantir a aquisição oportuna dos ativos do cliente para fins de audiovisual (AV), produção e identidade visual (branding).
Identificar proativamente oportunidades de melhorias no evento que contribuam para alcançar os objetivos desejados.
Revisar os espaços de reunião atribuídos para garantir a alocação apropriada e comunicar quaisquer necessidades de espaço, alterações ou cancelamentos às equipes relevantes.
Monitorar consistentemente os espaços de eventos atribuídos e as informações de montagem para garantir que todos os detalhes do evento estejam atualizados e os prazos sejam cumpridos.
Criar, gerenciar e distribuir detalhes abrangentes do evento, cronogramas de projetos e prazos importantes para todas as partes interessadas e linhas de serviço relevantes, utilizando modelos internos aprovados.
Colaborar estreitamente com todos os departamentos relevantes para definir e gerenciar os requisitos e entregas do evento.
Coordenar os horários de carga, montagem e desmontagem com as instalações e fornecedores relevantes (AV, decoração, buffet, segurança, etc.) para garantir operações suaves e eficientes.
Ter motivação para incorporar ideias criativas e inovadoras no planejamento e na execução de eventos.
Gerenciar múltiplos eventos de pequeno a médio porte simultaneamente, demonstrando fortes habilidades organizacionais e atenção aos detalhes.
Executar outras funções e responsabilidades conforme necessário.

Requisitos de Educação, Habilidades e Experiência
Educação: Ensino Superior (Bachelor's Degree) preferencial.
Tempo de Experiência: A posição exige de 1 a 3 anos de experiência progressiva em coordenação de eventos ou planejamento de reuniões corporativas, demonstrando uma compreensão crescente da logística e dos processos de planejamento de eventos.
Experiência Prática: Experiência sólida na coordenação de reuniões e eventos para grupos de tamanhos pequenos a médios (ex: de 20 a mais de 150 pessoas).
Trabalho em Equipe e Relacionamento: Capacidade comprovada de trabalhar de forma eficaz com equipes multidisciplinares e interagir profissionalmente com vários níveis de partes interessadas em um ambiente de ritmo acelerado.