A programação de turnos é, sem dúvida, um dos aspectos mais desafiadores da gestão da equipe. Entre chamadas inesperadas, licenças médicas e folgas programadas, pode ser difícil garantir que cada turno seja coberto com pessoal suficiente para gerenciar os níveis de produtividade e manter tudo nos conformes.

Em muitos casos, os gerentes de operação ainda usam planilhas do Excel para lidar com o processo de agendamento de turnos, o que pode ser complicado e demorado. Além disso, chamadas de última hora exigem que os gerentes desperdicem um tempo precioso ligando e enviando mensagens de texto ou e-mails para funcionários em busca de um substituto qualificado.

Essas adversidades são ainda mais influentes para empregadores que dependem de uma grande equipe contingente, como empresas de manufatura e logística. Como essa dependência é ainda mais difundida hoje, considerando a escassez de mão de obra em andamento e as mudanças nos mandatos de quarentena, um número maior de empresas está contando com trabalhadores temporários para ajudar a atender suas demandas. Isso, por sua vez, está colocando pressão adicional sobre os gerentes para atingir as metas de produção.

Se a situação soa muito familiar, o software para agendamento de equipe pode te ajudar a simplificar o processo de programação de turnos e melhorar os resultados gerais.

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o que é o software de agendamento de equipe?

O software de agendamento de equipe automatiza o processo de criação e gerenciamento de horários de turnos de acordo com regras e parâmetros definidos pela empresa. Ele pode te ajudar a criar horários de trabalho, rastrear horas de trabalho, gerenciar trocas de turnos, controlar custos trabalhistas, reconciliar planilhas de horas e melhorar a comunicação com seus funcionários. Além de todo esse processo poder ser feito em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo.

Ferramentas de agendamento de equipe com inteligência artificial, como ORQUEST e Kronos, também podem ajudar a prever suas necessidades de talentos com as mudanças de turnos e criar horários ideais para os funcionários.

os benefícios de usar software de agendamento de equipe

O software de agendamento de equipe oferece uma variedade de grandes benefícios, como:

  • poupa tempo

Ao simplificar o processo de planejamento da equipe, os gerentes podem concluir os horários de turnos em uma fração do tempo. O uso do software de agendamento de equipe também facilita os ajustes devido a chamadas inesperadas e o rastreamento de folgas programadas. Com esse software instalado, os gerentes podem passar mais tempo focando em outros elementos do planejamento da equipe.

  • melhora a comunicação

Ao usar o software de agendamento de equipe, os gerentes têm acesso à plataforma de qualquer dispositivo, incluindo laptops, tablets e smartphones. Assim, quer estejam trabalhando no escritório, quer estejam em casa, podem visualizar e modificar facilmente os horários em tempo real. Esse fator, por sua vez, melhora a comunicação entre gestores e trabalhadores contingentes.

  • minimiza erros

Além de economizar tempo e melhorar a comunicação, o software de agendamento da equipe também minimiza o risco de erros. Ele rastreia automaticamente as horas de trabalho dos funcionários e as folgas pagas para evitar horas extras não planejadas. Ele também pode alertar os gerentes se um funcionário for agendado para a função errada ou não tiver as qualificações necessárias.

Relevate Workforce Schedule

O Relevate Workforce Schedule da Randstad é a solução de agendamento online de equipe projetada para empregadores que contratam um grande volume de trabalhadores temporários. Por meio do Relevate Workforce Schedule, você tem acesso instantâneo 24 horas por dia, 7 dias por semana, para visualizar, planejar e agendar sua equipe contingente, te ajudando a conseguir uma implantação rápida e agilidade na equipe.

Nossa solução de planejamento de turnos não é um produto autônomo, mas uma ferramenta especializada que faz parte dos nossos Randstad Inhouse Services. Como parte desse serviço, sua empresa tem acesso a um especialista dedicado no local que pode lidar com muitas das tarefas diárias de gerenciamento de uma grande equipe contingente, como recrutamento, treinamento e agendamento de turnos. Como uma solução sob medida, no entanto, usamos o Relevate Workforce Schedule somente quando for relevante e puder agregar valor ao cliente.

Isso significa que seu especialista dedicado em contas pode implementar e gerenciar a ferramenta Relevate Workforce Schedule e cuidar de todo o processo de planejamento de turnos. Em suma, sua empresa pode colher os frutos da utilização de nossas soluções de planejamento digital sem aumentar sua carga de trabalho. Em vez disso, os gerentes terão acesso instantâneo para visualizar e rastrear as agendas dos funcionários de qualquer dispositivo e de qualquer local. 

como funciona o Relevate Workforce Schedule?

Uma grande vantagem da nossa solução Relevate Workforce Schedule é a simplicidade do processo. O processo de seis etapas a seguir garante que nossa ferramenta de planejamento seja implementada corretamente e agrega valor instantâneo à sua empresa.

1. criando o grupo ideal de trabalhadores temporários

Naturalmente, a primeira etapa é identificar um conjunto de funcionários contingentes qualificados. Durante esse processo, seu especialista em contabilidade personalizado no local dedicará um tempo para entender melhor as necessidades específicas de contratação de sua empresa, incluindo o número de trabalhadores temporários necessários, bem como os tipos de habilidades e qualificações necessárias para cada função.

Nesse ponto, seu especialista em contabilidade personalizado pesquisará cuidadosamente nossa vasta rede de talentos pré-avaliados para construir um grupo de trabalhadores que atendam aos seus critérios definidos. Se os candidatos adequados não estiverem disponíveis em nosso banco de dados, nós os buscaremos e os recrutaremos para você. Com esse conjunto de talentos, sua empresa terá a capacidade de aumentar ou diminuir o número de trabalhadores temporários necessários para qualquer turno para atender às demandas de produção flutuantes e contabilizar ausências inesperadas e planejadas.

2. integração dos funcionários temporários ao aplicativo

Assim que um grupo de talentos pré-selecionado para sua empresa estiver em vigor, seu especialista em contabilidade personalizado garantirá que todos os funcionários temporários baixem nosso aplicativo de agendamento em seus celulares. Além disso, seu especialista personalizado fornecerá treinamento adequado para garantir que cada trabalhador saiba como usar todos os aspectos do nosso aplicativo de agendamento, como aceitar ou recusar turnos, configurar sua disponibilidade e solicitar alterações em seus turnos, se necessário. Seu especialista em contabilidade no local também garantirá que todos os funcionários entendam como funciona o processo de notificação e como visualizar seus horários de trabalho online.

3. integração de gerentes

Embora seu especialista de contas no local o ajude a lidar com o processo real de agendamento e a comunicação contínua com seus trabalhadores temporários, os gerentes da empresa também aprenderão a usar a plataforma de planejamento de turnos. Seu especialista em contabilidade personalizado dedicará um tempo para treinar seus gerentes. Durante esse processo, os gerentes aprenderão a visualizar os horários e as informações dos funcionários, garantir que os turnos sejam preenchidos adequadamente e fornecer feedback conforme necessário.

4. planejamento de turnos

Com gerentes e funcionários totalmente treinados sobre como usar o aplicativo Relevate Workforce Schedule, o planejamento real do turno pode começar. Seu especialista em contabilidade personalizado agendará trabalhadores temporários com base nas necessidades específicas de sua empresa e na disponibilidade dos trabalhadores.

À medida que surgir a necessidade de trabalhadores temporários, seu especialista em contabilidade no local publicará os turnos abertos no aplicativo de agendamento, bem como designará quantos trabalhadores são necessários para cada turno. Seu especialista em contabilidade personalizado também pode limitar quais trabalhadores temporários podem se inscrever para cargos disponíveis com base em habilidades ou qualificações específicas. Essa etapa garante que o trabalhador contingente certo seja atribuído à função certa.

5. notificação

Assim que seu especialista em contabilidade personalizado publicar um turno disponível no aplicativo, todos os funcionários qualificados em seu banco de talentos receberão uma notificação instantânea em seu smartphone ou outro dispositivo móvel. Nesse ponto, os funcionários temporários podem aceitar ou recusar qualquer turno. Depois que um turno publicado é preenchido, ele é fechado e nenhum outro funcionário pode se inscrever para esse turno específico. Os trabalhadores também recebem notificações referentes a todas as comunicações, seja uma mensagem em grupo para todos os funcionários temporários ou uma mensagem individual.

Essa notificação instantânea mantém todos os funcionários atualizados e permite que um turno seja preenchido o mais rápido possível, sem a necessidade de mensagens de texto, ligações ou e-mails.

6. gerenciamento contínuo do banco de talentos

Seu especialista em contabilidade no local também usa a plataforma para rastrear seu grupo de trabalhadores temporários para garantir que sua empresa sempre tenha acesso ao nível de funcionários necessário para atingir as metas de produção. Por exemplo, como os funcionários temporários podem usar o aplicativo para atualizar sua disponibilidade, seu especialista em contabilidade personalizado tem acesso em tempo real a esses dados. Além disso, seu especialista em contabilidade personalizado pode usar o feedback do gerente para determinar quais trabalhadores temporários continuam sendo adequados para sua empresa.

Nosso aplicativo de agendamento também oferece total transparência, permitindo que seus gerentes visualizem facilmente o banco de talentos de funcionários temporários da empresa e acompanhem os horários de turnos em tempo real. Mais de 1.500 clientes em 15 mercados diferentes já estão usando nosso Relevate Workforce Schedule para preencher 120.000 turnos por semana.

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sobre a autora
sandra ebbers
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sandra ebbers

vice presidente global de conceitos de inhouse

Sandra é responsável pela implementação do conceito de inhouse em todo o mundo. Esse conceito de negócios agrega valor a grandes organizações, otimizando sua força de trabalho e orientando os trabalhadores temporários em uma maneira econômica de se trabalhar.