o que aprendemos sobre operar um local de trabalho híbrido.

Não há como negar que o impacto da pandemia no local de trabalho forçou muitos de nós a repensar os nossos atuais modelos de trabalho. Mesmo com muitos funcionários já a trabalhar remotamente, a nossa sede da Randstad na Holanda teve de fazer a transição para um modelo de trabalho totalmente remoto.

Quando os nossos escritórios começaram a reabrir, ficou claro que um modelo de trabalho híbrido era o modelo preferido entre os nossos funcionários. Esse desejo por maior flexibilidade está alinhado com os resultados da nossa pesquisa Workmonitor. Essa pesquisa mostra que um em cada três funcionários acredita que um modelo de trabalho híbrido é a combinação ideal. Além disso, quase um em cada quatro funcionários deseja horários de trabalho flexíveis. 

Nesse ponto, iniciamos a jornada de construção de um local de trabalho híbrido que se alinhe com a cultura da nossa empresa e permita que nossos funcionários deem o melhor de si. Aqui está um resumo das coisas que aprendemos até agora. 

centrar-se no melhor do funcionário

Como líder de RH na Randstad, concentro-me na criação de um local de trabalho que permita que todos os funcionários deem o melhor de si. Esse princípio fundamental está interligado com a cultura da nossa empresa e com a crença de que, se todos dermos o nosso melhor, isso contribuirá para a satisfação de clientes, candidatos e funcionários.

Durante toda a pandemia, mantivemos um forte foco no “melhor de nós mesmos” e continuaremos a fazê-lo à medida que fazemos a transição para um modelo híbrido. Percebemos que esse processo não acontecerá muito rapidamente e não é algo que poderíamos fazer sem primeiro obter a opinião dos nossos funcionários.

Após entendermos melhor as necessidades de nossos funcionários, estávamos em uma posição onde poderíamos tomar medidas para criar um ambiente onde eles pudessem dar o melhor de si, seja trabalhando em casa ou no escritório.

Por exemplo, ajustamos o nosso pacote de remuneração para incluir benefícios adicionais, tais como reembolso de material de escritório, subsídio para custos de internet e preços com desconto em produtos de bem-estar, para aliviar algumas das pressões de trabalhar a partir de casa.

Nossas pesquisas com funcionários revelam consistentemente uma forte preferência por oportunidades de trabalho remoto. Notavelmente, há uma disparidade distinta no equilíbrio casa/escritório entre a sede e as operações. O pessoal operacional trabalha predominantemente no escritório, enquanto o pessoal da sede prefere acordos de trabalho remoto.

um cronograma de trabalho construído em torno da escolha

Como uma organização que acredita firmemente que as pessoas devem estar no comando das suas próprias carreiras, sabíamos que queríamos dar aos nossos funcionários uma voz sobre como seria o seu horário de trabalho híbrido.

Percebemos que o trabalho híbrido não seria igual para todos eles. Nossa força de trabalho consiste em pessoas introvertidas e extrovertidas; funcionários com filhos e outros que moram sozinhos; e funcionários que moram perto do escritório e outros que fazem um longo trajeto. Não queremos ignorar essas diferenças ou construir um modelo de trabalho híbrido que sirva para todos.

Além disso, no início focamos no desenvolvimento de diretrizes para nossos gestores. Estas diretrizes visam auxiliá-los na condução de discussões com suas equipes, complementando suas reuniões individuais de rotina e avaliações de desempenho. Por meio dessas conversas, eles podem chegar a um acordo sobre um cronograma que permite que cada funcionário dê o melhor de si, ao mesmo tempo que garante que a equipe também possa trabalhar com desempenho máximo.

É crucial promover diálogos significativos não apenas entre gestores e membros da equipe, mas também dentro das próprias equipes. Isso garante um bom equilíbrio entre esforços colaborativos e contribuições individuais.

(sobre)comunicar

A necessidade de comunicação consistente foi ainda mais crucial quando voltamos ao local de trabalho. A pandemia gerou muito estresse entre os funcionários e muitos expressaram ansiedade sobre como seria o futuro do trabalho. Descobrimos que a melhor forma de ajudar a aliviar parte deste estresse era manter os nossos funcionários o mais informados possível.

Como a criação de um modelo híbrido ainda é um processo contínuo, às vezes pode ser difícil fornecer uma comunicação clara. Tive que aprender que não há problema em não ter todas as respostas. O fator-chave é ficar perto do seu pessoal e fornecer a melhor orientação possível no momento – mesmo que isso signifique dizer: ‘Ainda estamos trabalhando nisso’.

a tecnologia é uma obrigação

O trabalho híbrido não é possível sem a tecnologia certa implementada. Felizmente, nos saímos muito bem quando se tratava de tecnologia. Em apenas algumas semanas, nosso time digital conseguiu criar uma ferramenta de planejamento digital para atender às nossas necessidades de trabalho híbrido. 

A principal característica dessa ferramenta é que nossos funcionários podem reservar sozinhos uma vaga no escritório. Essa função permite-nos controlar quantas pessoas trabalham no escritório todos os dias e aumentar ou diminuir o nosso nível de capacidade conforme as mais recentes diretrizes governamentais. Também nos permite comunicar com o nosso pessoal enviando notificações para os seus celulares. Por exemplo, sobre alterações de última hora ou quais instalações estão abertas e quais não estão.

a importância do contato

Antes da pandemia, os momentos de contato eram uma parte natural da vida cotidiana no escritório. Provavelmente encontraríamos colegas andando pelo corredor, almoçaríamos no restaurante da empresa e realizaríamos reuniões improvisadas no escritório ou viajaríamos para outra subsidiária da Randstad.

Hoje há uma diferença gritante. Em vez disso, devemos fazer um esforço consciente para nos mantermos conectados e criar momentos de contato com os nossos colegas. Esses momentos de contato não devem ser apenas profissionais, mas também incluir maneiras discretas e divertidas de interação entre os colegas.

Em breve, incentivaremos nossos funcionários a promover mais momentos de contato com colegas de trabalho em todo o mundo. Pediremos a dois funcionários que se conectem, tanto do ponto de vista pessoal quanto empresarial. Com base nessa conversa, cada funcionário recomenda um colega com quem o outro deverá se conetar em seguida. Esse processo continua após cada reunião para criar uma cadeia de momentos.

redesenho para um local de trabalho híbrido

Percebemos que teríamos que transformar nosso espaço de escritório para atender às novas demandas de um modelo híbrido. Ao pedirmos aos nossos funcionários que pensem sobre onde podem realizar melhor as tarefas, esperamos que utilizem o seu escritório em casa para lidar com tarefas que exigem concentração ininterrupta, como concluir uma apresentação e o escritório da Randstad para se comunicarem e colaborarem.

Pensando nisso, criamos vários pontos de colaboração em cada andar, além de áreas específicas com telas e quadros brancos para as equipes trabalharem nos projetos. Os funcionários também têm acesso ao restaurante da empresa para encontros. É claro que mantivemos muitas estações de trabalho individuais para nossos funcionários usarem entre as reuniões.

Esse novo design de escritório também ajuda a fortalecer a cultura da nossa empresa, criando um espaço para facilitar momentos de contato.

experimentar – aprender – ajustar

Após a pandemia, descobri que temos que aceitar o fato de que há muita incerteza no mundo. Por causa disso, precisamos permanecer ágeis o suficiente para nos adaptarmos de forma rápida e eficaz.

A criação de um local de trabalho híbrido não acontecerá muito rapidamente. Em vez disso, é um processo contínuo e assim será por algum tempo. Não há problema em passar por um período em que as coisas ficam menos claras se estivermos trabalhando para desenvolver o modelo de trabalho ideal.

Para tornar isso realidade, devemos experimentar diferentes formatos, reunir a equipe novamente para discutir o que funcionou e o que não funcionou e ajustar se necessário. Esse processo nos dá espaço para crescer e tempo para construir um local de trabalho híbrido onde o melhor de nós, a melhor equipe e os melhores resultados estejam alinhados.