o que aprendemos sobre a operação de um regime de trabalho híbrido

Não há como negar que o impacto da covid-19 no local de trabalho forçou muitos de nós a repensar nossos regimes atuais. Mesmo com muitos funcionários já trabalhando remotamente antes da pandemia, nossa sede da Randstad na Holanda teve de fazer a transição para um modelo completamente à distância, bem como todas as nossas outras unidades espalhadas pelo mundo. 

Quando nossos escritórios começaram a reabrir, ficou claro que um modelo de trabalho híbrido era o preferido entre nossos funcionários. Esse desejo de maior flexibilidade está alinhado com os resultados de nossa pesquisa Workmonitor. O levantamento mostra que um em cada três funcionários acredita que um regime de trabalho híbrido é o ideal. Além disso, aproximadamente um em cada quatro funcionários deseja horários de trabalho flexíveis.

Nesse ponto, iniciamos a jornada de construção de um modelo híbrido que se alinha com a cultura da nossa empresa e permite que nossos funcionários tenham o melhor desempenho. Aqui está um resumo das coisas que aprendemos até agora.

concentrar-se no desenvolvimento pleno do potencial do funcionário

Como líderes de RH na Randstad, nos concentramos na criação de um local de trabalho que permita que todos os funcionários deem o melhor de si. Esse princípio fundamental está entrelaçado com a cultura da nossa empresa e a crença de que se todos dermos o nosso melhor contribuiremos para a satisfação de clientes, candidatos e funcionários.

Durante a pandemia, mantivemos um forte foco no “desenvolvimento pleno” e continuaremos a fazê-lo à medida que realizamos a transição para um regime híbrido. Percebemos que esse processo não acontecerá da noite para o dia, e não é algo que poderíamos fazer sem antes obter informações de nossos funcionários.

Uma vez tendo compreendido melhor as necessidades de nossos profissionais, estávamos num ponto em que poderíamos tomar medidas para criar um ambiente no qual eles pudessem desenvolver seu pleno potencial, seja trabalhando em casa ou na empresa.

Por exemplo, ajustamos nosso pacote de remuneração para incluir benefícios adicionais, como reembolso de material de escritório em casa, subsídio para custos de internet doméstica e preços com desconto em produtos de bem-estar, para aliviar algumas das pressões de trabalhar em casa.

Por mais importante que seja o princípio do “desenvolvimento pleno do potencial”, ele só é eficaz quando as necessidades individuais dos funcionários se alinham com a equipe e os resultados que queremos entregar como organização. Sendo assim, é quando a combinação de desenvolvimento pleno do potencial do funcionário, da equipe e de melhores resultados está alinhada que faz a diferença.

um horário de trabalho construído com base na escolha

Sendo uma empresa que acredita verdadeiramente que as pessoas devem estar no comando de suas próprias carreiras e de sua própria vitalidade, sabíamos que queríamos dar aos nossos funcionários poder de decisão sobre como seria seu horário de trabalho híbrido.

Percebemos que o regime híbrido não seria igual para todos os funcionários. Nossa equipe é constituída por introvertidos e extrovertidos; funcionários com filhos e outros que moram sozinhos; e funcionários que moram perto da empresa e outros que fazem um longo trajeto. Não queremos ignorar essas diferenças ou construir um regime de trabalho híbrido inflexível.

Acreditamos que uma abordagem personalizada funciona melhor. Assim, incentivamos cada funcionário a pensar em sua função específica e determinar quais responsabilidades devem assumir no escritório e quais tarefas podem continuar desempenhando remotamente. Os funcionários também devem entender as necessidades de suas equipes e da empresa.

Além disso, estamos trabalhando no desenvolvimento de diretrizes para nossos gestores. Além de suas reuniões individuais regulares e dos check-ins de desempenho, essas diretrizes os ajudarão a facilitar as conversas com suas equipes. Por meio dessas conversas, eles podem concordar com um cronograma que permita que cada funcionário desenvolva seu pleno potencial, ao mesmo tempo que garante que a equipe também possa trabalhar com desempenho máximo.

sobre a necessidade de muita comunicação efetiva

Se havia um tema que eu subestimei foi a necessidade de comunicação efetiva. Embora eu soubesse desde o início que o diálogo seria um componente-chave da transição para um regime de trabalho híbrido, ainda o minimizei. Não posso enfatizar o suficiente a importância de se comunicar – mesmo quando não há nada a comunicar, você deve permanecer conectado.

A necessidade de comunicação efetiva é ainda mais crucial quando voltamos ao local de trabalho. A pandemia gerou muito estresse entre os trabalhadores, e muitos têm ansiedade sobre como será o futuro do trabalho. De fato, de acordo com nosso último Randstad Workmonitor, quase metade do conjunto global de trabalhadores admite estar mais estressado desde a pandemia, e 50% dos trabalhadores estão preocupados com a exposição ao vírus da covid-19 no local de trabalho.

Descobrimos que a melhor maneira de ajudar a aliviar parte desse estresse era manter nossos funcionários o mais informados possível. Por exemplo, continuo enviando atualizações frequentes sobre a Covid-19 para garantir que nossos profissionais saibam que estamos atualizados sobre os regulamentos mais recentes.

Como a criação de um regime híbrido ainda é um processo contínuo, às vezes pode ser difícil fornecer uma comunicação clara. Eu tive que aprender que está tudo bem não ter todas as respostas ainda. O fator-chave é ficar perto da sua equipe e fornecer a melhor orientação possível no momento – mesmo que isso signifique dizer que “ainda estamos trabalhando nisso”.

tecnologia é imprescindível

O trabalho híbrido não é possível sem a tecnologia certa. Felizmente, nos saímos muito bem quando o assunto era esse. Em apenas algumas semanas, nossa fábrica digital conseguiu criar uma ferramenta de planejamento para atender às nossas necessidades peculiares do regime de trabalho híbrido. Uma característica primordial dessa ferramenta é que nossos funcionários podem reservar um lugar no escritório por conta própria. Essa função nos permite controlar quantas pessoas estão trabalhando na empresa todos os dias e aumentar ou diminuir nosso espaço físico de acordo com as diretrizes governamentais mais recentes. Ela também permite que nos comuniquemos com os colaboradores enviando notificações para os seus celulares – por exemplo, sobre mudanças de última hora ou quais instalações estão abertas e quais não estão.

a importância do contato humano

Na Randstad, nossa estratégia geral de negócios é baseada em “tech and touch”. 

Sabemos que a tecnologia pode nos apoiar em nossas vidas diárias e já estamos trabalhando duro para que ela funcione para nós. Mas, a partir da nossa longa história, sabemos acima de tudo que a conexão humana é a parte mais importante do nosso negócio. Podemos atender melhor nossos clientes e candidatos criando conexões reais baseadas na confiança. E isso também vale para a manutenção da nossa própria equipe.

Antes da pandemia, os momentos de contato eram uma parte natural da vida cotidiana na empresa. Era provável que esbarrássemos com colegas apenas andando pelo corredor, almoçávamos no restaurante da empresa e realizávamos reuniões improvisadas ou viajávamos para outra subsidiária da Randstad.

Hoje, há uma diferença gritante. Em vez do modo como estávamos acostumados, devemos fazer um esforço consciente para nos mantermos conectados e criar momentos de contato com nossos colegas. Esses momentos de contato não devem ser apenas comerciais, mas também incluir formas discretas e divertidas de interação entre os colegas.

Em breve, vamos incentivar nossos funcionários a promover mais momentos de contato com colegas de trabalho em todo o mundo. Pediremos a dois funcionários que se conectem, tanto do ponto de vista pessoal quanto comercial. Com base nessa conversa, cada funcionário recomenda um colega com quem o outro deve se conectar a seguir. Esse processo continua após cada reunião para criar uma cadeia de momentos de contato pessoal.

reconfiguração do ambiente físico para se adequar a um regime híbrido

Percebemos que teríamos que transformar nosso espaço de escritório para atender às novas demandas de um modelo híbrido. À medida que pedimos aos nossos funcionários que pensem sobre onde eles podem fazer melhor determinadas tarefas, esperamos que eles usem seu escritório em casa para lidar com tarefas que exigem concentração ininterrupta, como concluir uma apresentação, e o escritório da Randstad para se conectar e colaborar.

Com isso em mente, criamos vários pontos em cada andar para colaboração, além de áreas específicas com telas e quadros brancos para as equipes trabalharem nos projetos. Os funcionários também têm acesso ao restaurante da empresa para encontros. É claro que mantivemos muitas estações de trabalho individuais para nossos funcionários usarem entre as reuniões.

Esse novo design de escritório também ajuda a fortalecer a cultura da nossa empresa, criando um espaço para facilitar os momentos de contato pessoal.

experimentar – aprender – fazer ajustes

Com a pandemia ainda em andamento, as diretrizes governamentais estão mudando regularmente, não apenas aqui na Holanda, mas em todo o mundo. Descobri que só temos que aceitar o fato de que há muita incerteza. Devido a esse fator, precisamos nos manter ágeis o suficiente para nos adaptarmos de forma rápida e eficaz.

A criação de um regime de trabalho híbrido não acontecerá da noite para o dia. Pelo contrário, esse é e será um processo contínuo por algum tempo. Não há problema em ter um período em que as coisas estejam menos claras se estivermos trabalhando para desenvolver o regime de trabalho ideal.

Para tornar isso realidade, devemos experimentar diferentes formatos, reunir a equipe para discutir o que funcionou e o que não funcionou e fazer ajustes, se necessário. Esse processo nos dá espaço para crescer e tempo para construir um regime de trabalho híbrido em que o melhor de cada funcionário, o melhor da equipe e os melhores resultados estejam alinhados.