o que fazer e o que não fazer para empresas que operam em regime de trabalho híbrido

Com os efeitos da covid-19 começando a diminuir, empregadores e funcionários estão se preparando para mais uma mudança – trabalhar em um mercado pós-pandemia. Muitos empregadores estão em dúvida quanto à decisão de continuar com o regime remoto desenvolvido durante a pandemia, trazer todos os seus funcionários de volta ao trabalho em tempo integral de modo presencial ou implantar um novo regime de trabalho híbrido, que ofereça opções de trabalho à distância e no escritório.

Nosso levantamento mostra que os funcionários podem estar prontos para o fim do trabalho remoto em tempo integral. De acordo com o Randstad Workmonitor, 78% de todos os trabalhadores do mundo estão dispostos a voltar ao local de trabalho, pelo menos em meio período. Alguns desses funcionários não estão exatamente dispostos a retornar em tempo integral; na verdade, um em cada três acredita que um modelo de trabalho híbrido pode ser o arranjo ideal, e quase um em cada quatro quer horários flexíveis.

Levando essas estatísticas em consideração, não é surpresa que grandes empresas, como Microsoft, Google, Randstad Global e Ford Motors, já estejam investindo em um regime de trabalho híbrido.

Você sabe como funciona esse modelo? E será que ele se encaixaria na sua empresa? Este artigo fornecerá mais informações sobre o trabalho híbrido, bem como dicas para adotá-lo de maneira produtiva.

o que é o trabalho híbrido?

O trabalho híbrido incorpora aspectos dos modelos presencial e remoto. Pode funcionar de duas maneiras diferentes. A opção mais comum é quando os empregadores permitem que seus funcionários trabalhem alguns dias em casa e alguns dias na empresa. O segundo tipo de regime de trabalho híbrido é aquele em que alguns funcionários podem trabalhar remotamente, enquanto outros devem manter-se em um modelo presencial.

Existem alguns grandes benefícios para investir no trabalho híbrido, incluindo:

• aumento da produtividade: nossa pesquisa mostra que 34% dos empregadores admitem ter notado um aumento da produtividade de trabalhadores em regime remoto.
• maior satisfação dos funcionários: pesquisas adicionais mostram que 35% dos funcionários ouvidos consideram o trabalho híbrido como ideal.
• maior disponibilidade de talentos: exigir que os funcionários trabalhem apenas alguns dias por semana pode atrair talentos que buscam maior flexibilidade no trabalho, bem como aqueles que não querem se deslocar diariamente até o trabalho.
• melhor preparação: embora os efeitos da covid-19 estejam começando a diminuir, o futuro permanece incerto. A manutenção de um regime de trabalho híbrido pode garantir que seus funcionários estejam preparados para futuras interrupções no trabalho presencial.

melhores práticas para um ambiente de trabalho híbrido: o que fazer e o que não fazer

Se você está pensando em implementar um regime de trabalho híbrido, é importante ter um plano desde o início. Para te ajudar a começar, criamos uma lista do que fazer e do que não fazer em relação às práticas recomendadas de regime híbrido.

práticas a se adotar:

entender as necessidades do seu funcionário

Em geral, funcionários em todo o mundo se esforçaram e fizeram o que precisavam para superar a pandemia. Enquanto as coisas estão lentamente voltando ao normal, muitas das fontes extras de preocupação no trabalho e na vida pessoal de seus colaboradores permanecem. Certamente, você não pode criar um modelo de trabalho que atenda às necessidades de todos, mas pode ter uma noção dos principais desafios enfrentados pelos trabalhadores. 

Com esse entendimento, você pode criar um modelo híbrido que promova a produtividade e aumente o moral dos funcionários, ao mesmo tempo que os ajuda a manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. É igualmente importante agendar check-ins frequentes com seus funcionários para monitorar o sucesso ou os pontos fracos do novo regime de trabalho e promover ajustes conforme necessário.

definir expectativas claras

Pesquisas mostram que os funcionários desejam maior orientação quando se trata de opções de trabalho híbrido. Basicamente, eles querem saber o que se espera deles. De acordo com a nossa Pesquisa Randstad Workmonitor, 27% querem políticas mais rígidas sobre horas de trabalho, enquanto 24% estão procurando protocolos mais rigorosos envolvendo regimes remoto e presencial.

Ao criar novas políticas para o trabalho híbrido, seja sempre claro e conciso. Os colaboradores devem entender quais são suas responsabilidades (horário de trabalho, obrigações de comunicação etc.), independentemente de estarem trabalhando em casa ou na empresa. Eles também devem saber exatamente como o desempenho será medido e quem contatar caso surjam problemas.

investir em ferramentas de comunicação

Manter a comunicação eficaz é um dos maiores desafios para o modelo de trabalho híbrido. No entanto, é indispensável garantir que os funcionários em regime presencial e remoto estejam atualizados e na mesma página. Caso contrário, a empresa fica mais vulnerável a diversos problemas que envolvem a falta de comunicação.

Se seus funcionários estão em regime remoto desde a pandemia, é provável que você já tenha lidado com vários desafios de comunicação. Felizmente, o avanço da tecnologia nos últimos anos permitiu o desenvolvimento de um grande número de ferramentas de comunicação. Aproveite o tempo para identificar os pontos problemáticos da sua empresa em relação a esse quesito . Em seguida, busque opções alternativas de comunicação que possam ajudar sua empresa a superar os obstáculos de diálogo interno.

reestruturar a configuração do escritório

Um novo modelo de trabalho envolve uma nova forma de trabalhar, que, por sua vez, pode exigir um novo ambiente de trabalho. Pense na maneira como seus funcionários trabalharão em casa e na empresa. Os dias no escritório devem se concentrar em formação de equipes, colaboração, reuniões, sessões de brainstorming e treinamento. Ter espaço disponível para as equipes realizarem esses tipos de reuniões será extremamente importante à medida que sua empresa realiza a transição para um regime híbrido.

Isso não significa que a companhia precisa investir em reformas caras ou se mudar para um novo local. Significa apenas que você precisa reimaginar o ambiente de trabalho. Por exemplo, se seus funcionários estiverem trabalhando em dias alternados, você poderá criar um espaço de escritório compartilhado e converter os outros escritórios em salas de reunião.

fazer da segurança uma prioridade

Embora os colaboradores possam estar dispostos a voltar ao local de trabalho, isso não acontecerá sem algum nível de ansiedade. Daqueles que estão ansiosos para retornar ao local de trabalho, 45% classificam a segurança contra a covid-19 como sua principal preocupação. Os empregadores podem percorrer um longo caminho para aliviar esse sentimento, tomando medidas para criar um local de trabalho seguro pós-pandemia.

Fornecer ferramentas de segurança, como máscaras faciais e desinfetante para as mãos, implementar procedimentos de teste de covid-19, promover o distanciamento e permitir uma programação flexível são atitudes que podem ajudar a fazer com que seus funcionários se sintam seguros no local de trabalho.

práticas que não devem ser adotadas:

deixar os funcionários responsáveis por todas as decisões

Pode parecer uma ótima ideia deixar cada funcionário determinar quais dias quer trabalhar em casa e quais dias quer ir ao escritório. A menos que esses funcionários trabalhem independentemente de seus colegas, esse tipo de acordo pode incorrer em múltiplas dificuldades.

Primeiro, a maioria optará por trabalhar de casa às segundas e/ou sextas-feiras. Portanto, se seu objetivo é ter menos trabalhadores presentes na empresa em determinado dia, isso pode ser um grande desafio. Em segundo lugar, se os membros da equipe tiverem dias de home office alternativos, não será possível usar o local de trabalho para aumentar a inovação, a criatividade e a formação de equipes.

Um regime híbrido melhor é aquele em que os líderes de equipe, junto com seus funcionários, definem os parâmetros para o trabalho remoto. Você ainda pode oferecer alguma flexibilidade com o horário, mas o modelo funciona melhor se os horários forem definidos levando em conta a equipe, o departamento e a empresa.

se apressar para tomar decisões de caráter permanente

É importante entender desde o início que criar um regime de trabalho híbrido leva tempo. É altamente provável que as políticas implementadas hoje tenham de ser modificadas nas próximas semanas e nos próximos meses. Na verdade, pode ser que você leve vários anos para desenvolver um modelo ideal para sua empresa. Essas mudanças estão corretas porque isso acontece ao implantar qualquer novo processo de trabalho.

O único erro que você não pode cometer é prometer que esses novos arranjos de trabalho serão permanentes. Em vez disso, informe seus funcionários que desenvolver um regime híbrido é um trabalho em andamento e que a empresa avaliará sua eficácia periodicamente e aplicará mudanças, se necessário.

não crie uma equipe que tenha a mentalidade “nós contra eles”

Outro problema que pode ocorrer rapidamente em um regime de trabalho híbrido é o desenvolvimento de uma mentalidade “nós contra eles”. Esse obstáculo é particularmente desafiador quando alguns funcionários estão trabalhando no local em tempo integral, enquanto outros estão trabalhando remotamente ou mesmo em modelos híbridos. Muitos colaboradores estão tão acostumados a trabalhar presencialmente que pode ser difícil lembrar que seus colegas em regime remoto não estão lá para ouvir todas as conversas ou ter conhecimento dos eventos que acontecem na empresa.

É vital ter proteções para garantir que todos os trabalhadores sejam mantidos atualizados e tenham acesso aos materiais de que precisam quando precisam. Por exemplo, os líderes de equipe presencial podem criar um memorando diário de fim de expediente que fornece informações importantes do dia. Quando responsabilizados por essa passagem de informações, os funcionários presenciais farão um esforço maior para compartilhar todas as informações pertinentes.

permitir esgotamento por excesso de exposição digital

O esgotamento por excesso de exposição digital é um problema real e pode afetar a produtividade. Uma pesquisa recente realizada pela Microsoft mostrou que o número de reuniões de equipe dobrou de 2020 a 2021, e essas reuniões mais que triplicaram de duração, passando de apenas dez minutos em 2020 para uma média de 35 a 45 minutos em 2021. A pesquisa também mostrou um aumento no número de mensagens de bate-papo e e-mails enviados diariamente.

Para que o trabalho remoto se torne uma realidade efetiva, os empregadores devem enfrentar o desafio de frente. Algumas táticas que podem ajudar a aliviar o estresse incluem:

• incentivar os líderes a enviar aos funcionários uma agenda antes das reuniões para garantir que apenas as pessoas que precisam estar lá participem
• permitir que os colaboradores tenham períodos para trabalhar sem serem perturbados, para que possam fazer suas tarefas sem distrações
• pedir aos funcionários que prestem mais atenção com relação a quem e por que estão enviando e-mails

concentrar-se apenas no trabalho e excluir a diversão.

Você provavelmente já ouviu a frase “só trabalho e nenhuma diversão torna Jack um menino chato”. Isso é bem verdade. Estudos mostram que a falta de pausas ao longo do dia pode levar a bloqueios criativos e impedir a inovação. Outros estudos revelam que os funcionários que fazem pausas tendem a ser mais produtivos que aqueles que não as fazem.

Além disso, 27% disseram que um grande desafio para o trabalho remoto era a sensação de isolamento. Sua empresa pode ajudar a aliviar esse sentimento de isolamento e estimular a criatividade ao mesmo tempo, organizando intervalos sociais ao longo do dia para funcionários em regime presencial e remoto. Considere fazer pausas, como coffee breaks virtuais, jogos de perguntas e respostas na hora do almoço e até mesmo um happy hour virtual depois do expediente.

principais conclusões

• 78% da força de trabalho global está pronta para voltar ao local de trabalho, pelo menos de modo alternado 
• Mais de um em cada três trabalhadores querem um regime de trabalho híbrido
• 54% dos funcionários entrevistados já têm permissão para manter um regime de trabalho híbrido
• 24% dos funcionários querem que os empregadores desenvolvam políticas mais rígidas envolvendo trabalho presencial e remoto
• Os empregadores devem assumir a liderança ao implementar horários de trabalho híbridos
• Criar um novo ambiente de trabalho que promova a colaboração e a segurança contra a covid-19 é uma obrigação
• Os empregadores podem ajudar a evitar o esgotamento digital no local de trabalho desenvolvendo práticas significativas na empresa que limitem a necessidade excessiva de contato digital

Para obter mais dicas sobre como desenvolver um regime de trabalho híbrido eficaz que melhore a produção, a satisfação no trabalho e as taxas de retenção, baixe nosso guia.